השלב המקדמי והחשוב ביותר זה איסוף נתונים מקדים. מי האנשים שהולכים להשתתף ביום כיף, תוך התייחסות לנתונים הבאים : טווח הגילאים של המשתתפים, החלוקה בין נשים לגברים, האם מדובר בעובדי משרד או עובדי “שטח”? מה כבר נעשה בארגון בימי כיף קודמים, מה היה מוצלח? מה לא היה מוצלח ולמה? מהו התקציב? מהיכן בארץ ואיך מגיעים העובדים ליום כיף? מתי יוצאים ומתי חוזרים? וכמובן, מה גודל הקבוצה?
צילום: shutterstock
תגדירו את מטרת היום: נשמע מובן מאליו? תתפלאו, ארגונים רציניים, לעיתים, מתבלבלים כשאנו שואלים מה מטרת היום? רק מנוחה? רק פעילויות אתגר? רק פעילויות גיבוש אקטיביות? ועוד..
תגדירו את האופי של היום: המלצתנו היא תמיד ליצור איזון בין תכנים בהם יש פעילות אקטיבית בה המשתתפים משחקים, יוצרים, מאותגרים לבין תכנים פאסיביים שבהם העובדים יושבים יחד וצופים, מקשיבים, אוכלים טוב וכד’.
תגדירו את לוח הזמנים של היום והמיקום: כשאנו בונים תכנית, ראשית נשאל מהיכן יוצאים ומתי רוצים לחזור. לצערנו, לעיתים קרובות, חברות ואגונים מוצאים את עצמם כ- 5 שעות ב”זמן אוטובוס” וב-5 שעות זמן “יום כיף”. ברור שזה תכנון לקוי!
תגדירו את התכנים עצמם: בהתאם לנתונים שאספתם, לוח הזמנים והמיקום. התכנים, כאמור, חייבים להיות מותאמים לרוב המוחלט של המשתתפים הן מבחינה פיזית והן מבחינת הסגנון.
באיזה תכנים כל הקבוצה ביחד ובאיזה תכנים מחלקים את הקבוצה למספר קבוצות במקביל כשכולם חווים מהכל?
אז אם מתכננים גיבוש וכיף, כדאי שיהיה בקבוצות הנכונות וזה נכון שבשביל שיהיה גיבוש אידיאלי, מוטב שכלל המשתתפים יהיו באינטראקציה אחד עם השני, אולם, ברור שכשמדובר בקבוצות גדולות, זה לא תמיד מתאפשר.
גיבוש וכיף בקצב הנכון, עכשיו כשהרוב כבר מתוכנן ומותאם, נשאל מה הקצב הנכון לעובדים הרלוונטיים? האם השארנו מספיק זמן להחלפות נינוחות בין הקבוצות? האם השארנו מספיק זמן ל”סמול טוק”? אף אחד אבל אף אחד לא אוהב שמלחיצים אותו ביום כיף או ביום גיבוש שלו.
לבסוף, המרכיב המחבר והכל כך חשוב הינו האוכל המוגש. באשר לאוכל, אין פשרות, קולינארייה משובחת, עושה את ההבדל ובעניין הזה אני ממליץ לא להתפשר ולדרוש חוויה קולינארית משלב קבלת הפנים, דרך הארוחות ועד לכיבוד בהפסקות. האוכל חייב להיות איכותי ובשפע.